忘年会の会場や日程が決まれば、次は案内文の作成ですね。毎年忘年会の幹事をしているという方の中には「今年はいつもと違うおもしろい案内文にしたいな」と思ったり、初めて幹事をするという方にとっては「どんな案内文を書けばいいの?」と悩んでしまうのではないでしょうか?
そんな幹事さんのために今回は忘年会の案内文についてのお悩みを解決し、「取引先へ送る案内文」と「社内用の案内文の例文」「おもしろ案内文の例文」もご紹介しますのでぜひ参考にしてくださいね。
Contents
忘年会の案内文について
忘年会の案内文を送る意味や、送る時期などのお悩みを解決します。
忘年会の案内文を送る意味
「忘年会の案内文を送る意味は?」と疑問に感じる方もいるかと思います。忘年会の案内文には実は重要な役割があるのです。
それは案内文を送ることで出欠確認が取れるからです。わざわざ1人ずつに連絡をしていては幹事さんが大変です。案内文に対して返事をお願いしておけば簡単に出欠確認ができるので、その後の予算やお店への予約などをスムーズに行うことができます。
案内文を送る時期
日程を決めたら1ヶ月前には案内文を出しましょう。1ヶ月前であれば仕事の都合や休みの状況なども調節しやすいです。
さらに忘年会の1週間前に最終確認として、もう1度案内文を送りましょう。1ヶ月前に決めたことなので参加者が忘れてしまっている可能性もあります。
忘年会の案内文の書き方と例文
忘年会の案内文の基本的な書き方と例文をご紹介します。
案内文の書き方
案内文の基本的な書き方やポイントです。
拝啓と敬具
取引先などの外部に送る案内文の場合は必ず書きましょう。社内へ送るものには必要ありません。
お礼の言葉
こちらも日頃お世話になっていることのお礼を書きますが、取引先に送る案内文には必ず記載しましょう。社内への案内文にはなくても構いません。
例1:皆様におかれましてはますますご清栄のこととここをよりお慶び申し上げます。
例2:平素は格別のご厚情を賜り、ありがたくお礼申し上げます。
目的・お誘い
忘年会を開催する目的や、お誘いの言葉を書きましょう。
例1:日ごろからお世話になっている皆様方をお招きし、ささやかながら弊社主催の忘年会を開催いたします。
例2:ご多忙とは存じますが、しばし年末の雑事を忘れ盛大に飲み語り合い、行く年を送りたいと存じますので、ふるってご参加くださいますようお願いいたします。
日時・場所
日時と場所は必ず記載しましょう。参加費が必要な場合は日時と場所の後に書いてくださいね。
出欠連絡の締め切り
出欠連絡は〇月〇日まで、とハッキリした日にちを記載しましょう。
例文
例文は取引先と社内用の2つをご紹介します。この例文の後に日時・場所・出欠連絡の締め切りを添えてくださいね。
取引先への案内文
拝啓 歳末ご多端の折、皆様におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は、格別のご厚誼を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、本年も弊社が順調に業績を伸ばすことができましたのも、ひとえに皆様のご支援のお陰と存じ、心より感謝申し上げます。ご多忙のところ誠に恐縮ですが日頃からお世話になっております皆様方をお招きして、下記の日程で忘年会を開催することとなりました。是非ともご出席賜りますようお願いを申し上げます。敬具
社内用の案内文
毎日の業務お疲れ様です。
さて、早速ですが、皆様方の1年の労をねぎらうとともに親睦と交流を兼ねた忘年会を下記の日程の通り開催いたします。今年もあとわずかとなり、忙しい時期とは存じますが、ご参加くださいますようお願い申し上げます。
忘年会のアレンジ案内文
アットホームな会社や一般の忘年会の場合、面白い案内文でも構いません。ここでは面白い案内文の例文や、工夫する点などをご紹介します。
面白い案内文の例文
冷え込む夜に、心の底から笑い温まる感動のひと時を。今年もやってまいりました。社内で知らぬ者はいない〇〇部の〇〇によるディナーショーのご案内です。
〇〇の美声と共に、豪華な食事をお腹いっぱい食べて年忘れと決め込みましょう。是非ご出席ください。※二日酔いが心配な方にはシジミ汁をご用意しております。
このように、会社でもムードメーカーの社員の名前を出すことでより面白くなります。普段は寡黙なイメージの社長に許可を貰い、社長の名前を出してみると普段とのギャップに驚き面白いです。
工夫すると良い点
開催場所のお店から最寄駅までのルートが載った地図を添えるなどの工夫をするといいですね。スマートフォンの地図アプリを使えばお店から駅までのルートと所要時間が分かります。
その画面をスクリーンショット(画面ショット)する手間はかかりますが、気遣いとして喜ばれること間違いなしです。
スクリーンショットですがiPhoneの場合、電源ボタンとホームボタンを同時に押せばスクリーンショットが撮れます。Androidに関しては製品によって方法が異なるので確認が必要です。
また、パソコンを使って地図を印刷したいという方にはこちらの動画を。グーグルマップを利用して表示した地図の印刷方法を紹介しています。この方法を使って地図を印刷し、文書に添えてみてくださいね。
Google Maps 表示した地図を印刷する
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忘年会の案内文はわきまえて
忘年会の案内文は取引先や社内など、送る相手に応じて内容を変えなければなりません。取引先へ送る案内文には、拝啓や敬具などの文書の基本をしっかり押さえて書きましょう。
社内に送る案内文は、堅苦しい内容よりも思わずクスっと笑ってしまうような案内文の方がいいですが、こちらも社内の雰囲気などに応じて文を作成しましょう。
そして地図を添える際に、会社から開催地の最寄駅までの道や電車のルートも記載するとより分かりやすくなるのでオススメです。
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